A sikeres tárgyalás 5 előfeltétele (x)

Nem véletlen, hiszen a megfelelően kialakított és felszerelt helyszín előmozdíthatja az üzletmenetet, és sikeres projektek születhetnek, melyekben az ideális körülményeknek is fontos szerep jut. De mégis hol érdemes tárgyalótermet bérelni? Milyen legyen az elrendezése? A regus.hu is úgy véli, hogy tárgyalóterem választáskor is érdemes magas presztízzsel rendelkező irodaház mellett dönteni. Ez nem csak a cég megítélése szempontjából lényeges, hanem a házon belül, vagy annak környékén igénybevehető szolgáltatások miatt is. Egy hosszúra nyúlt tárgyalás közben jól jöhet, ha van étkezési lehetőség a közelben, vagy a szükségessé váló pénzügyeket is elintézhetik az érintettek. Lássuk most, melyek azok a legfontosabb területek, melyekre mindenképpen gondolnia kell, ha tárgyalóterem bérlés előtt áll!

1. A tárgyaló mérete

Mivel üzletről van szó, így az etikett kérdése mellett nem mehet el. A tárgyaló elrendezése, mérete annak függvényében kerüljön kiválasztásra, hogy milyen jellegű összejövetelről van szó! Az üléstermeket leginkább hivatalos értekezletekhez szokták választani, míg a kisterem akkor bizonyul ideálisnak, ha kooperatív együttműködés a cél. A nagyterem alkalmas a prezentációk tartására, míg az U formájú terem mellett általában akkor teszik le voksukat az ügyfelek, ha a jelenlevők között vitára, eszmecserére lehet számítani.

2. Technikai felszereltség

Az eredményesség érdekében természetesen rendkívül fontos a megfelelő felszereltség is, ugyanis szinte minden alkalommal szükség van szemléltetőtáblákra, internet és telefonos kapcsolatra, de a projektoros megjelenítés a whiteboard tábla, vagy a hosszúra nyúló tárgyalások alkalmával kényelmet biztosító bútorok is nélkülözhetetlenek. Ha kezdő a területen, első alkalommal érdemes az irodaház alkalmazottainak segítségét kérnie, hogy ne az ügyfelek, üzleti partnerek előtt derüljön ki, gondot okoz például a projektor beüzemelése.

3. Étkezés

A kávé, az ásványvíz és némi harapnivaló olyan tételek, melyek otthonossá teszik a tárgyalóhelyiséget, és ugyanakkor gondoskodnak a résztvevők ellátásáról is. Nagyobb volumenű találkozók alkalmával szoktak komplett menüvel is készülni a cégek, de ha az irodaházban lehetőség nyílik étkezésre, akkor egy jó étterem, vagy kávézó még jobb választásnak bizonyul.

4. Tájékozottság

Nyilvánvaló, hogy saját tevékenységi területén célszerű mindig otthonosan mozognia, sőt, az aktualitások ismerete is rendkívül fontos. A tárgyalópartnerről is célszerű minél többet megtudni, hiszen igényeit csak ezen információk birtokában elégítheti ki maximálisan, hogy a bizalomról és a szimpátiáról, amit a közös téma jelenthet, már ne is beszéljünk.

5. Figyelmesség

A regus szerint is kiemelt jelentőséget érdemes annak tulajdonítani, hogy a már meglévő és a potenciális ügyfelek maximálisan jól érezzék magukat a tárgyaló kínálta lehetőségek között, az üzleti célú összejövetel során. Ha külföldről, vagy vidékről érkeznek, érdemes szállásajánlattal kedveskedni nekik, megmutatni a főváros legszebb helyeit, esetleg egy exkluzív program keretein belül Budapest kevésbé ismert, ám annál látványosabb helyszíneit felkeresni. A közös szabadidő akár az üzleti együttműködést is elősegítheti.